查新档案管理办法

河南科技大学查新档案管理办法

   科技查新档案管理是科技查新工作的重要组成部分，为使科技查新工作科学化、规范化，现依据《教育部科技查新规范》的相关规定，制定本档案管理规范如下：
一、科技查新档案管理内容：
科技查新档案分为文书档案和项目档案两大类。
   1.文书档案是指上级部门下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则、查新工作部门制定查新规章制度、有关查新工作的争议和法律文件；查新机构的年检材料和查新工作总结、查新项目登记册、查新咨询专家有关材料、查新人员在工作中所获成果、发表的论著、科研管理部门或用户对查新工作的反馈意见、查新人员培训计划及培训证书复本；查新文献资源建设计划；国际联机服务合同及帐目等有关资料。
   2.项目档案包括查新委托单（或查新合同）、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。
二、查新档案管理要求
   1.查新档案的保管须有固定的场所、专用文件柜和专用计算机，并由专人负责管理。
   2.每一个查新项目的相关材料须由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档（包括纸质版归档和电子版归档）。查新完成之后，有关该项目的材料应当移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并经双方签字。
   3.查新档案立卷保管，文书档案类按照年度归档；项目档案类按年度编号立卷。
   4.文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年。逾期档案销毁时应建立销毁登记。
   5.查新咨询档案一律不外借。特殊情况，如需查阅，须经查新工作负责人批准，办理查阅手续。
   6.档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁，将追究当事人的责任并严肃处理。