河南科技大学查新人员工作职责

一、查新员、审核员的工作职责
      查新员、审核员应当履行以下职责：
1.查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》和河南科技大学图书馆的内部规章制度，接受所在查新机构的领导，并对其负责。
2.查新员负责查新的全部过程，处理查新委托、查新检索、撰写查新结论等事宜。查新员与审核员协商后，查新员负责撰写查新报告，必要时与审核员协商后代表查新工作组选择合适的查新咨询专家。查新结论不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。
3.审核员负责审核查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。
二、查新咨询专家的行为规范
       查新咨询专家应当遵守国家法律法规，坚持实事求是、科学严谨的态度参与查新，不得违法失职、徇私舞弊、弄虚作假，在此前提下，还应当遵守以下行为规范：
1.应当在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务，并独立地向查新工作组出具查新咨询意见书。
2.提供的查新咨询意见（无论是书面的，还是口头的）应当客观、公正，清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际，不得误导。查新咨询意见应当包含足够的信息，使得查新工作组能够正确理解。
3.不得以各种方式收取查新工作组之外的任何组织、个人提供的有关查新的咨询费或者有价物品。
4.维护查新项目所有者的知识产权。

河南科技大学查新人员工作守则

      为规范科技查新咨询工作，保证科技查新工作的公正性、准确性和独立性，维护查新有关各方的合法权益，遵照《教育部科技查新规范》及相关法规，本着服务第一、质量第一的服务宗旨，特制订本守则：
一、查新人员要有奉献精神，提倡敬业爱岗，兢兢业业地做好每个项目的查新工作；
二、严格遵循《查新规范》，按照查新工作程序和规章制度办事，热情为用户服务；
三、查新人员应详细提问用户，了解查新项目的主要技术特征、参数、指标或发明点、创新点、技术进步点，并索取必要的技术资料，在阅读的基础上确定主题词、检索策略和检索范围以及数据库、检索刊、检索年限等；
四、在检索查新过程中，应根据需要不断修正检索参数、检索范围和检索策略和主题词，直至全面，准确地查到所需的相关对比文献；
五、工作人员要维护查新项目所有者的知识产权。对用户提供的技术资料和技术内容负有保密责任，不得对外泄露，如发现有泄露行为，将给予纪律处理；
六、本部门的工作人员因违反查新工作程序和规章制度、缺乏职业道德、弄虚作假、出具虚假报告、对本单位的信誉和用户造成损失者，必须承担包括法律在内的一切责任；
七、接待客户语言文明，态度和蔼，行为恰当得体；对初次查新用户，应主动介绍查新注意事项及查新表格填写方法；
八、耐心解答用户提出的问题，力求有问必答，回答明确；针对查新过程中出现的疑难问题，及时与用户交流磋商，交换意见。

河南科技大学查新工作保密制度

一、根据《中华人民共和国科学技术保密条例》的规定，特制定本保密制度细则。
二、查新咨询工作人员应加强保密教育，认真学习、贯彻、执行保密工作的方针、政策和法律、法规，落实各项保密措施，并定期检查，切实作好保密工作。
三、查新机构及其工作人员有责任维护查新项目委托人所有者的知识产权，不得非法占有、使用或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果。
四、查新机构和查新人员均应对委托人委托的查新项目的科学技术秘密、提供的资料，以及查新结论实施保密（除另有明文约定外，原则上保密期为五年），不得向任何人泄露。但以下人员和机构除外：
1.由查新委托人明确指定的人（或机构）。
2.法律、法规允许的第三方（如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门，国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等）。
3.具有管辖权的专业检查组织。
五、设立专柜，由指定人员保管查新项目的原始记录、《查新委托书》、《科技查新报告》等档案材料，档案只限本站查新人员查阅，课题组成员执有效身份证明可查阅本课题的档案。
六、科技查新报告数据库管理员应对用户进行权限设定，使用查新报告数据库的人员有相应的使用权限。数据库密码仅限于数据库管理维护人员、查新相关人员掌握，不得向查新人员以外的任何人透露。
七、在实施查新保密过程中，如发现有关秘密可能泄露或已经泄露时，应当予以制止，并立即采取补救措施，避免或减轻损害后果。事后应按有关规定上报有关保密工作部门，及时查处泄密事件。对于违反本保密制度者，取消其查新资格；触犯有关法律者，须承担法律责任。
八、查新机构要遵守回避制度，不得从事承担、参与项目的查新，在咨询有关专家进行查新时，也要回避与项目或成果有关的专家。

河南科技大学查新档案管理办法

      科技查新档案管理是科技查新工作的重要组成部分，为使科技查新工作科学化、规范化，现依据《教育部科技查新规范》的相关规定，制定本档案管理规范如下：
一、科技查新档案管理内容：
科技查新档案分为文书档案和项目档案两大类。
1.文书档案是指上级部门下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则、查新工作部门制定查新规章制度、有关查新工作的争议和法律文件；查新机构的年检材料和查新工作总结、查新项目登记册、查新咨询专家有关材料、查新人员在工作中所获成果、发表的论著、科研管理部门或用户对查新工作的反馈意见、查新人员培训计划及培训证书复本；查新文献资源建设计划；国际联机服务合同及帐目等有关资料。
2.项目档案包括查新委托单（或查新合同）、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。
二、查新档案管理要求
1.查新档案的保管须有固定的场所、专用文件柜和专用计算机，并由专人负责管理。
2.每一个查新项目的相关材料须由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档（包括纸质版归档和电子版归档）。查新完成之后，有关该项目的材料应当移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并经双方签字。
3.查新档案立卷保管，文书档案类按照年度归档；项目档案类按年度编号立卷。
4.文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年。逾期档案销毁时应建立销毁登记。
5.查新咨询档案一律不外借。特殊情况，如需查阅，须经查新工作负责人批准，办理查阅手续。
6.档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁，将追究当事人的责任并严肃处理。